Comprendre comment rapprocher les comptes clients ?

Les comptes débiteurs sont une partie essentielle du cycle comptable. Il représente l’actif actuel le plus important et l’argent dû à une entreprise pour les biens et services vendus. L’état du solde, tels que les impayés, les litiges et les créances irrécouvrables, donne aux investisseurs et aux parties prenantes une idée de la santé financière et de la performance de l’entreprise. Par conséquent, il est essentiel de comprendre comment gérer les comptes débiteurs de manière efficace et efficiente. Cela commence par savoir comment concilier les comptes débiteurs, mais qu’est-ce que ce processus implique? Voici ce que vous devez savoir.

L’importance de la réconciliation

Le rapprochement des comptes clients vise à faire correspondre et à nettoyer les crédits et les débits dans les livres de votre entreprise, afin qu’ils soient propres et vérifiables, mais tout aussi important, la différence entre ce que votre client pense vous être dû et votre grand livre.

À un niveau plus granulaire, il s’agit du rapprochement détaillé d’une seule transaction, par exemple l’écart entre ce que l’avoir que vous émettez pour un retour client, et celui que le client prend en déduction.

Le rapprochement des comptes clients est un processus important car il confirme que les montants totaux répertoriés comme impayés dans le grand livre et le grand livre auxiliaire sont exacts et vous permet de percevoir les montants réellement dus. Le rapprochement met également à jour les enregistrements de compte pour créditer tous les paiements.

Comme de nombreux processus comptables, le rapprochement de compte débiteur est quelque chose que les gens peuvent tenter manuellement ou via un programme automatisé. Dans tous les cas, il existe un processus défini pour la réconciliation.

Le rapprochement des comptes clients

La première étape lors du rapprochement de votre compte débiteur consiste à comparer le solde du rapport d’ancienneté du client au solde du grand livre pour ce compte. Dans de nombreux cas, il y aura une différence. La réconciliation signifie que vous devez tenir compte de ces différences. Le processus de réconciliation suit ces étapes :

Mettre à jour toutes les transactions pour la période du rapprochement. Par exemple, si vous rapprochez le compte de septembre, enregistrez toutes les factures et tous les paiements de cette période. Assurez-vous également que tous les soldes du grand livre auxiliaire sont à jour. Les soldes du grand livre auxiliaire sont des soldes de compte similaires sur le grand livre.

Exécutez un rapport de balance de vérification âgée. Le rapport chronologique indique les soldes impayés au dernier jour de cette période. Si l’entreprise clôture son cycle comptable par mois calendaire, exécutez la balance de vérification âgée le dernier jour du mois.

Exécutez également le rapport du grand livre pour la même période le dernier jour.

Recherchez tout écart entre le montant dû sur le rapport client et le solde dans le grand livre. Par exemple, si la balance de vérification âgée de septembre affiche un solde impayé de 2 500 000 £ et que le grand livre général affiche un solde de 2 750 000 £, il est nécessaire de déterminer pourquoi il y a un écart de 250 000 £.

Après avoir identifié les écarts, effectuez les ajustements nécessaires pour synchroniser les deux nombres. En règle générale, cela peut impliquer une entrée erronée ou une déduction non identifiée. Identifiez la cause et corrigez-la, en suivant les meilleures pratiques pour l’entreprise.

De plus, vous pouvez constater que vous avez des notes de crédit sur vos livres que le client n’a pas, peut-être les ayant déduites plus tôt, ce qui vous donne la possibilité de les radier du compte de résultat. Le processus de rapprochement des comptes peut être un défi, c’est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers l’automatisation ou des services professionnels pour le compléter avec précision et en temps opportun. Si vous avez besoin de plus d’informations contactez le comptable Saint-Gilles.

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